CHARTE D’ORGANISATION DES VOYAGES SCOLAIRES

Charte des Sorties ou Voyages Scolaires

Vu la circulaire n°2002-063 du mars 2002 modifiée par la circulaire n° 2013-106 du 16 juillet 2013 portant sur les modalités d’inscription et de scolarisation des élèves de nationalité étrangère des premier et second degrés.

Vu la circulaire n° 2011-117 du 3 août 2011 modifiée par la circulaire n° 2013-106 du 16 juillet 2013 portant sur les modalités d’organisation des sorties et voyages scolaires au collège et au lycée.

Références MEN : http://eduscol.education.fr/cid48574/sorties-et-voyages-scolaires-dans-le-second-degre.html

Titre I : Définitions

Une sortie scolaire n’a de justification que dans le cadre d’un projet pédagogique en relation avec les enseignements obligatoires et les programmes. Cet ancrage doit être explicité dans la description du projet.

On distingue :

Les sorties scolaires obligatoires : sont celles qui s’inscrivent dans le cadre des programmes officiels d’enseignement ou des dispositifs d’accompagnement obligatoires et qui ont lieu pendant les horaires prévus à l’emploi du temps des élèves. Elles sont gratuites, et sont donc prises entièrement en charge par l’établissement.

Les sorties scolaires facultatives : sont celles qui s’inscrivent plus largement dans le cadre de l’action éducative de l’établissement. Organisées par le chef d’établissement, elles ont lieu en totalité ou en partie pendant le temps scolaire. Les voyages scolaires sont des sorties scolaires facultatives comprenant une ou plusieurs nuitées. Les voyages scolaires se déroulant pendant une période de vacances sont également considérés comme des sorties scolaires facultatives.

De façon générale, la durée du voyage scolaire n'excède pas cinq jours pris sur le temps scolaire, afin de rester compatible avec la mise en œuvre des programmes d'enseignement.

Titre II : Conditions d’organisation

En début d’année scolaire, le professeur organisateur du déplacement doit retirer le dossier au secrétariat du Proviseur ou sur le site du lycée.

La décision d’autoriser la sortie ou le projet de voyage scolaire relève dans tous les cas de la compétence du Chef d’établissement. A cette fin, il dispose de tout pouvoir d’appréciation sur l’intérêt pédagogique et sur les conditions matérielles de mise en œuvre du projet.

Le professeur organisateur aura soin de prendre connaissance du calendrier de présentation des sorties et voyages devant le Conseil d’administration (fin du mois de novembre). Le programme prévisionnel des sorties et voyages de l’année est arrêté par le Conseil d’administration en début d’année scolaire afin que l’ensemble des actions proposées aux différentes classes soit présenté, et que les aspects financiers puissent être pris en compte dans le budget de l’établissement.

De manière exceptionnelle, en cours d’année, le chef d’établissement peut autoriser une sortie non approuvée par le Conseil d’administration du fait de son caractère imprévisible au moment de la présentation de la programmation annuelle des actions et de son intérêt pédagogique. Le Conseil d’administration en est tenu informé à l’occasion de sa réunion la plus proche.

Le Chef d’établissement est seul compétent pour arrêter le nombre nécessaire d’accompagnateurs (il prendra sa décision sur la base d’une proposition de l’enseignant organisateur du voyage) et délivrera un ordre de mission écrit aux accompagnateurs membres de l'établissement afin d'attester de leur situation durant la sortie ou le voyage.

Le dossier servira de guide au professeur organisateur sur l’ensemble des aspects devant être envisagés :

-     Objectifs pédagogiques et éducatifs précis : programme détaillé et travaux à effectuer par les élèves, préparation pédagogique et exploitation ultérieure

Les conditions de rattrapage des cours des classes ne participant pas au voyage seront étudiées en concertation entre le professeur et la direction.

-     Caractéristiques générales du projet (obligatoire, facultatif, lieu, durée, composition du groupe, encadrement) :

Il est recommandé que la sortie ou le voyage scolaire concerne de préférence une classe entière accompagnée par un ou plusieurs de ses professeurs ou, à tout le moins, que le groupe d'élèves présente une certaine homogénéité.

-     L’organisation matérielle (mode de déplacement, horaires, modalités d’hébergement…)

Le transport des élèves et des accompagnateurs, en particulier à l’étranger, doit être assuré par un conducteur professionnel.

-     Les modalités de financement et les besoins en moyen de paiement

-     Vérification des garanties de sécurité et formalités administratives (autorisation parentales, titre certifiant l’identité, assurances…)

Cf circulaire n° 2011-117 du 3 août 2011 modifiée par la circulaire n° 2013-106 du 16 juillet 2013 portant sur les modalités d’organisation des sorties et voyages scolaires au collège et au lycée.

-     Au retour, la sortie ou le voyage scolaire fait l’objet d’un compte rendu établi par l’enseignant organisateur et d’un bilan financier en collaboration avec le service financier. Tous deux seront remis au Chef d’établissement

Les élèves qui ont participé à une sortie doivent obligatoirement être présents le lendemain de leur retour à la première heure de cours prévue à l’emploi du temps.

Tout élève participant à une sortie doit respecter les obligations inscrites au règlement intérieur. En cas de manquement à celle-ci une sanction sera prononcée.

Titre III : Information aux familles

Les familles doivent bénéficier d’une information complète sur les modalités d’organisation de la sortie, aussi bien d’un point de vue matériel que financier (réunion d’information par exemple). Il informera notamment les familles sur les modalités de paiement qui peuvent leur être offertes (cf paragraphe suivant).

Afin d’informer les familles du déroulement du voyage, les organisateurs devront prévenir l’établissement dès leur arrivée et communiquer à l’administration tout problème qui surviendrait durant la sortie. Un téléphone de l’établissement leur sera confié à cet effet.

Le professeur organisateur recueillera les autorisations parentales nécessaires et diffusera l’avis d’information aux familles.

Il communiquera la liste récapitulative des participants à la vie scolaire 3 jours avant le départ. Un non respect de ces délais entrainera l’annulation de la sortie.

Titre IV : Aspects financiers

Dépenses

Le professeur organisateur réalisera l’ensemble des démarches nécessaires à l’aboutissement de son projet pédagogique, notamment quant à la réalisation des différents devis (transporteur, voyagiste…).

La circulaire n° 2011-117 du 3 août 2011 stipule à ce sujet : « il est rappelé que les dépenses concernant des sorties et voyages scolaires s’effectuent dans le respect du code des marchés publics » (article II.2.6) et « l’établissement choisit un prestataire pour organiser la sortie ou le voyage scolaire selon les règles de la commande publique en vigueur ».

La détermination de la procédure d’achat relève de la seule compétence du chef d’établissement et du gestionnaire. Selon le montant du budget, le chef d’établissement confiera au professeur organisateur le soin de procéder à l’établissement de plusieurs devis, ou il demandera au gestionnaire d’initier une procédure de marché public. Il convient donc d’anticiper toutes les démarches afin de les inscrire dans des délais permettant la mise en place de la procédure d’achat.

Recettes

Il est rappelé que les sorties obligatoires sont gratuites.

S’agissant des sorties facultatives, les différents financements possibles sont les suivants :

Participation des familles : Son montant maximum est arrêté par le Conseil d’administration. Aucun dépassement ne pourra être pris en charge par l’agent comptable qui est lié par l’avis du Conseil. Le professeur organisateur du voyage devra veiller à ce que le budget du voyage soit équilibré et que les familles aient auparavant versé leur participation. L’établissement est autorisé à conserver les faibles excédents de versement par famille qui peuvent se dégager.   En cas d’excédent supérieur à 8€ par participant, un reversement sera effectué au bénéfice des familles – ou le cas échéant du financeur en cas de subrogation- après arrêt définitif du bilan financier du voyage.

Aucune famille ne pourra prétendre au remboursement de sa participation dans un délai inférieur à trois semaines avant le départ. Les seuls motifs de désistement acceptés sont d’ordre médical ou dont la gravité est laissée à l’appréciation du chef d’établissement qui décidera d’accéder ou non, de façon totale ou partielle, à la demande de remboursement introduite par la famille.

Financement des collectivités et organismes publics : La délibération ou la notification de la collectivité attribuant la subvention au lycée devra être produite à l’appui du budget.

Financement des associations et partenaires privés : S’agissant des associations, la participation financière à l’organisation d’un voyage s’effectue sous forme de don approuvé par le Conseil d’administration au vu de la lettre du président de l’association attribuant le don et en fixant le montant. Les entreprises sont elles aussi autorisées à subventionner l’établissement à condition que cette aide ne soit pas assortie d’une obligation publicitaire (application du principe de neutralité commerciale).

La lettre d’intention devra stipuler si le don octroyé participe à l’économie globale du voyage et s’il exclut le financement de la part relative aux accompagnateurs.

Financements internes à l’établissement : Cette participation figure au budget de l’action et doit être approuvée par le Conseil d’administration. En tout état de cause, elle doit permettre de prendre en charge le coût de participation de chacun des adultes encadrant le groupe d’élèves. La liste des adultes (enseignants et / ou collaborateurs occasionnels) est arrêtée par le chef d’établissement qui établira les ordres de mission afférents.

Les différents moyens de paiement :

A la disposition des familles:

-     L’autorisation d’échelonner la contribution des familles relève de la compétence exclusive de l’agent comptable.

-  Les parents d’élèves ont la possibilité d’honorer leur participation financière au voyage par la délivrance de chèques vacances (l’établissement devra avoir au préalable établi une convention avec l’ANCV).

-     La subrogation de créance : de nombreux organismes peuvent permettre de payer en partie en lieu et place des familles. Il s’agit :

Des fonds sociaux, crédits délégués par l’Etat et dont la gestion incombe à l’établissement. Les familles rencontrant des difficultés financières peuvent demander une aide sociale auprès de l’assistante sociale scolaire. Cette aide est attribuée après avis de la commission sociale.

D’autres organismes (FSE, bureaux d’aide sociale, CAF, comités d’entreprise, associations …). Il convient de préciser aux familles de faire figurer sur la lettre d’attribution ce que devient l’aide en cas d’annulation du voyage de la part de l’établissement ou des intéressés (retour à l’organisme payeur, retour à la famille ou acquis à l’établissement).

A la disposition des professeurs organisateurs

La désignation du professeur organisateur comme régisseur ou mandataire de recettes (collecte des participations des familles) et comme régisseur ou mandataire d’avance (paiement de menues dépenses sur le lieu du déplacement par une avance consentie par l’agent comptable) autorise l’ouverture d’un compte trésor ad hoc et la mise à disposition d’une carte bleue. Cette modalité s’avère très utile, notamment pour les déplacements à l’étranger. Pour être mise en place, cette procédure exige d’être initiée au moins deux mois avant le départ.